【cyzen→スプレッドシート】報告書を追加・更新する

「cyzen connect」を使って、cyzenで作成・更新された報告書情報をGoogleスプレッドシートに自動で出力（書き出し）する手順をご紹介します。

一度設定するだけで、以後はcyzenで報告書が作成・更新されると自動で反映されます。（5分程度のタイムラグはあります）

前提条件
事前準備
設定手順
関連ページ

📝前提条件

本手順は、cyzenで作成・更新された報告書をcyzen connectを使ってスプレッドシートに連携する基本手順です。

以下の内容は含まれていません。応用編のページを確認いただくか、連携先のスプレッドシートなど別の方法で対応することを想定しています。

重複を加味した連携
→ cyzenで作成・更新があった報告書を全件スプレッドシートに出力する手順になっています。cyzen connectで重複チェックを行うことも可能ですが、スプレッドシート上でも行うことができるので本手順からは省いています。（応用編で確認してください）
特定の条件での連携
→ 報告書名を指定して、特定の報告書のみ取り込むケースは本手順からは省いています。（応用編で確認してください）
初期導入について

→ 初期移行時に、過去の報告書情報をスプレッドシートへ全件移行する場合は、以下の方法を推奨します。
- cyzenの報告閲覧画面で一括出力し、スプレッドシートへ貼り付けてください。
  ※cyzen connect 経由での一括連携も可能ですが、タスク数に応じて費用が発生します。
なお、 cyzenの報告書出力では「報告書ID(レポートID)」が含まれません。
そのため、今後その報告書が更新されてスプレッドシートに連携されると、同じ報告書が「IDなしの旧レコード」と「IDありの新レコード」として2行存在する可能性があります。

その場合は、cyzen connectを使って連携されたID付きの新レコードが最新版ですので、IDなしの旧レコードは削除して問題ありません。
※初期移行後、更新されない報告書については、 IDなしのまま残していただいて構いません。

💡 報告書ID(レポートID)とは？
各報告書の固有のIDで、cyzenでは内部で保持している項目です。通常の操作画面では意識する必要はありませんが、cyzen connect でスプレッドシートと連携する際には含まれる重要な項目です。このIDをスプレッドシートに保持しておくことで、将来的な更新や重複チェック時のキーとして活用することが可能になります。

🧰 事前に準備すること

cyzen connect 利用契約
→ ライトプラス以上のプランをご利用中のお客様で別途cyzen connectの契約が必要です
Googleアカウント
→ 出力先となるスプレッドシートを利用できる環境をご準備ください
出力したい報告書項目の洗い出し
→ 報告書名/報告日時/スポットなど、どの項目を出力するか洗い出しておきます

🔧 設定手順（約10分）

STEP 1：Googleスプレッドシートを用意する

報告書情報を出力するGoogleスプレッドシートを用意します。見出し行（1行目）には、事前準備３で洗い出した項目を設定します。
出力項目には、必ず「報告書ID（レポートID）」を含めるようにしてください。「報告書ID（レポートID）」は出力する報告書のキーとなるので、この値が同一のレコードは更新されたと判断することができます。

STEP 2：cyzen connect の設定（①フローボットの新規作成〜フローボットのトリガーの設定）

cyzen connectの管理画面にログインします。
画面左側のプロジェクト一覧から、対象プロジェクトを選択（もしくは＋から新規作成）します。
作成したプロジェクトをクリックして開き、「フローボット」タブで「新規作成」をクリックします。
「はじめから作成」をクリックします。（テンプレートギャラリーに対象のテンプレートがあればそちらをお使いいただくと簡単に作成できます）
フローボットのタイトルを入力します。
（例）cyzen→スプレッドシートに報告書連携
「特定のアプリイベント受信」をクリックし、「cyzen」＞「報告書が作成・更新されたら」を選択します。
以下の項目を入力します。
1. タイトル：任意のタイトル（例）報告書が作成・更新された
2. アプリ：「cyzen」
3. cyzenと連携するアカウント情報：「＋アカウントを追加」をクリックし、任意のアカウント名称とアクセストークン（スタティックトークン*用語集）を指定します。
  ※スタティックトークンはcyzenconnectご契約時に、cyzen-supportのアドレスから送付するメールに記載しています。
4. トリガーアクション：「報告書が作成・更新されたら」
「次へ」をクリックします。
「起動間隔」と「企業ID」を設定します。
※企業IDはcyzen担当者に確認してください。
「保存する」をクリックして、フローボットのトリガーの作成が完了です。

STEP 3：cyzen connect の設定（②スプレッドシートの内容を取得する設定）

スプレッドシートにレコード追加する処理の設定です。
1. 「＋」をクリックして、オペレーションタイプの選択で「Googleスプレッドシート」＞「レコードを追加する」をクリックします。
2. 以下の項目を入力します。
  1. タイトル：任意のタイトル（例）レコードを追加する
  2. データベースのアプリ：Googleスプレッドシート
  3. Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：「＋アカウントを追加」をクリックし、任意のアカウントを選択します。
    ※cyzen connectからスプレッドシートにアクセスするアカウントになるので、アクセス権限（編集可）があるアカウントを選択してください。
  4. 実行アクション：「レコードを追加する」
  5. データベースの連携
    1. スプレッドシートID：スプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」の●部分がスプレッドシートIDです。
    2. スプレッドシートのタブ名：選択肢からタブ名を選択します。
    3. テーブル範囲：範囲を指定する場合は設定してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 「追加するレコードの値」でスプレッドシートの各項目に、cyzenから連携された報告書情報のどの項目を設定するかマッピングさせます。
  
  💡STEP1でスプレッドシート内に用意した「報告書ID(レポートID)」に、cyzenから連携された「レポートID」をマッピングさせてください。「レポートID」は出力する報告書のキーとなるので、この値が同一のレコードは更新されたと判断することができます。
  
  ⚠️ 注意事項
  cyzenでは、内部処理にUTC（協定世界時 *用語集）を使用しているため、出力される日時は 日本時間より9時間早い値になります。
  そのため、作成日時や更新日時などを日本時間での表示にする場合は「+9時間」加算が必要です。
  
  以下コピーしてご利用ください。[作成日時]はcyzenから連携された値を選択してください。
```
=DATEVALUE(LEFT("作成日時",10))+TIMEVALUE(MID("作成日時",12,8))+TIME(9,0,0)
```
5. 「保存する」をクリックして、報告書の追加設定の完了です。

STEP 4：フローボットをONにして動作確認を行う

フローボットのトリガーを「ON」にします。ONにすると、以降報告書の作成・更新があったらこのフローボットが動きます。
cyzen上で報告書を1件作成してみてください。
数分後、自動でスプレッドシートに反映されていることを確認できれば設定完了です。